近年来中国经济的高速发展，各地区的车辆数量增长迅速，由此各地的车辆管理所需要保管的机动车档案资料增加迅速。随着档案资料的增加，工作人员劳动强度增大，档案资料的存储、查阅等工作与办公高效率的要求矛盾日渐突出。
传统管理方式弊端：
1、由于过户、变更等业务，档案资料的变动频繁，无论归档还是管理都很困难。查询机动车档案时，档案员要经常各处奔跑，为防止丢失，查阅前后都要核对数目，劳动强度十分大。
2、传统档案查阅方式是直接对原始资料进行调阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。但由于没有历史记录所以无从查对，可能会造成不必要的损失。
3、由于资料的变动以及多份相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能需要将大量档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁导致工作人员从事大量的体力工作。
4、档案资料缺乏安全备份，难免水灾、火灾、损耗，造成难以补救的损失。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
数码扫描仪采用数据图文化、数码化技术，大大减少存放档案的物理库房面积，为公安系统节省了大量库房保管成本费用。只需连接一台电脑，便可将庞大复杂的车辆资料输入的同时实现检索。同时针对过户、变更等业务，档案资料的变动频繁的情况，通过数码扫描仪建立的信息系统更是提供了先进的电子化处理，大大提高了查询效率；为文档归档的安全性、永久性的存储做出了不可磨灭的贡献。
1、快速将机动车纸质档案转化成为电子影像，从而对档案进行有效的管理，进一步提高机动车档案的电子化管理水平，优化机动车登记的工作流程，提高办公效率。
2、节省存储空间：利用电脑虚拟空间或者一张光盘即可存放多个文件柜的档案，有效节省几百平方米的档案室。
3、档案安全备份。与传统的手工翻阅比较，用无纸化档案管理可以将对重要文件的损害降低到最低限度，满足长期保存要求需要。
4、电子数据库即时查询信息。建立电子数据库，实现信息共享；同时可以形成网络政务查询系统，快速信息快速查询。